1990年代に企業の競争力を向上させる手法として関心を集めたBPRですが、近年、再び注目が高まっています。しかし、BPRとは何なのか、業務改善やDXなどと何が違うのか、どのようなメリットがあり、どう進めたらよいのかわからない、という方は少なくないはずです。本記事では、BPRの概要やそのほかの手法との違い、活用のメリットや進め方などを解説します。
BPR（業務改革）とは
BPRとは、「ビジネスプロセスリエンジニアリング（Business Process Re-engineering）」の略であり、企業の業務プロセスを全体的かつ根本的に見直して再設計する手法を指します。
社内の制度や体制、業務プロセスなどは、企業が円滑に業務を進めて目標を達成するためのものですが、時間が経つにつれて形骸化したり、各部署が独自に判断・行動するようになったりして、本来の目的が失われることがあります。組織や部署、業務プロセスなどが分断されると、全体の効率が落ちるため、生産性低下やコスト増加などの課題が生じます。
BPRに取り組むと、非効率な業務プロセスの改善や社内情報の統合などが進み、全体が最適化されて、業務効率や生産性の向上が期待できます。
BPRと業務改善、DX、RPAの違いや関係性を解説
BPRと混同されやすいものに「DX」「業務改善」「RPA」があります。それぞれBPRとどのような違いや関係があるのでしょうか。
BPRとDXの関係性
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」とは、IT・デジタル技術を活用して業務やビジネスモデルそのものを変革させ、企業の価値向上を目指す手法のことです。一方、BPRは業務プロセスを再設計して全体を最適化することを目的としており、ビジネスモデルまで変化させるものではありません。
BPRと業務改善の違い
BPRと業務改善は、特に混同されやすい言葉ですが、内容は大きく異なります。BPRは、業務プロセスを根本から見直して再設計し、全体を最適化するのが目的です。業務全体が対象であり、既存の業務プロセスは維持されません。
一方、業務改善は業務内の無駄を省いて業務効率や生産性の向上、コスト削減につなげるのが目的です。一部の業務を対象としており、既存の業務プロセスは変更しません。例えば、業務改善では一部の部署の書類手続きのデジタル化に取り組むことが一般的ですが、BPRはそのような改善にとどまらず、関連部門を含む一連の業務プロセス全体を再設計し、デジタル化による効率化や業務の再構築を目指します。
BPRにおけるRPAの活用方法
RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）」の頭文字を取った言葉です。人間が手動で行っている作業をロボットに代行させ、自動化することを指します。書類作成やデータ入力などのルーチンワークをRPAによって自動化すると、作業スピードや精度が向上するので、業務プロセスの改善につながります。そのため、BPRとRPAを併用すると、BPRをより推進することが可能です。
BPRが注目されている理由
現在、BPRが注目を集めている背景には何があるのでしょうか。
人口減少や働き方改革による人手不足
超少子高齢社会に突入した日本では、働き手となる生産年齢人口が年々減っており、多くの業界で人手不足が深刻化しています。さらに働き方改革の推進によって、企業は多様な働き方への対応が求められています。これまで通りのやり方では対応が難しい場面も増えたことから、業務プロセスの変革が急がれ、BPRに注目する企業が増加しました。
社会環境の変化
企業を取り巻く環境が大きく変化したことも、理由として挙げられます。これまでのやり方に固執し、求職者の価値観の変化に対応できない企業は選ばれにくいため、より人手不足に悩む可能性が高いと推察されます。新たなやり方に対応できず、情報やチャネルを活用しきれない企業は、競合他社に負けるリスクが高まります。
上記のような、社会環境の変化に起因する労働力不足や競争力低下に対応するべく、既存の業務プロセスを根本から見直す企業が増えています。
BPRが進まない理由
企業が早急に取り組むべきBPRですが、思うように進んでいない企業も少なくありません。取り組みが進まない主な理由として考えられるのが、人手不足です。人手不足への対策のひとつであるBPRですが、現在すでに人手が足りておらず、取り組みの推進に回す人材がいないという企業も多く見られます。帝国データバンクの調査では、正社員が不足していると感じる企業が51.7％、非正規社員が不足していると感じる企業が29.5％とのことです。
参照元：人手不足に対する企業の動向調査（2024年10月）｜帝国データバンク
URL：https://www.tdb.co.jp/report/economic/20241113-laborshortage202410/
※「正社員・非正規社員の人手不足割合 月次推移」の図をご参照ください。
システムやサービスを導入するにも人手が必要なので、現状で人手が足りていない場合はなかなか利用に踏み切れません。プロジェクトを進める知識やスキルをもつ人材が社内におらず、導入に着手できないケースもあります。さらに、BPRの対象範囲が広いため、目的・目標設定が曖昧になってしまい、途中で計画が頓挫することもあるようです。
BPR活用のメリット
ここでは、BPRの活用が企業にもたらすメリットを紹介します。
業務フローの最適化
BPRに取り組む大きなメリットは、業務プロセスの見直し・再設計を行う中で、業務フローの最適化ができることです。
業務フローとは、業務プロセスを構成する要素です。そして業務プロセスとは、「営業→受注→製造→販売」のような業務全体の流れのことです。対して、業務フローは「【営業】アポ取り→商談【受注】顧客の注文→注文書受け取り……」のように、業務の工程をフロー図で可視化したものを指します。
業務フローの中には、時間の経過とともに不要になったものや重複しているもの、今の技術ならもっと効率よくできるものなどが混ざっている場合があります。業務プロセスを再設計する際に業務フローを見直していくと、そうした余計な作業、非効率な作業が洗い出されるはずです。そうして洗い出した「無駄」を解消することにより、業務フローが最適化されます。
生産性の向上
BPRに取り組み業務フローが最適化されると、生産性の向上につながります。無駄な作業に費やされていた時間が削減され、業務効率が向上するためです。
意思決定のスピード向上
BPRに取り組み業務効率化が進むと、意思決定のスピードも向上します。例えば、紙の稟議書を手渡しで回覧して承認・決裁を行っている場合、関係者全員が閲覧するまでに時間を要します。
しかし、BPRによって紙の稟議書を使った業務プロセスを見直し、電子化を進めれば、稟議書を手渡しで回す時間が削減されて効率化が進みます。自宅や出張先での閲覧も可能で、差し戻しにもすぐに対応できるため、起案から決裁までの時間を大幅に短縮することが可能です。その分、意思決定までの時間も短縮され、ビジネスのスピード感が増すため、市場の変化にも対応しやすくなります。
BPRのデメリット
業務フローの最適化や生産性向上など、さまざまなメリットが期待できるBPRですが、いくつかデメリットもあります。
工数や時間、コストの発生
BPRは、社内のすべての業務プロセスが対象であるため、プロジェクトが完了するまでに膨大な工数と時間を要します。さらに新たなシステムやツール、サービスの導入が必要になるケースもあるため、それなりのコストもかかります。
また、改革を道半ばで諦めると、既存の業務プロセスが一部変更された状態のまま、新たなプロセスに置き換わることもなく放置され、現場が混乱してしまいます。場合によっては業務に支障が出るおそれがあるため、BPRを途中でやめることは原則できません。そのため、長期プロジェクトとなることを十分に理解し、入念な計画を立てた上で取り組む必要があります。
従業員との摩擦リスク
BPRを推進すると、業務プロセスが大きく変わることが予想されます。慣れたやり方を変えられると負担がかかるので、変革に反発する従業員が出てくるかもしれません。
従業員との摩擦が起こると、BPRが失敗するリスクが高まるため、経営層だけで決定・実施するのは避け、従業員への周知を徹底して賛同を得るようにしましょう。計画段階から従業員をメンバーに組み込み、現場の意見を取り入れることも重要です。
BPRを成功に導く4つの方法
BPRの対象は多岐にわたるため、「何をしたらよいのか見当がつかない」ということもあるかもしれません。そこで、BPR成功に役立つ方法を4つ紹介します。
ERP導入による業務プロセスの統合
BPRに取り組むなら、「ERP（Enterprise Resources Planning）」の導入を検討してみましょう。ERPとは、企業内の人材や資金、情報などの経営資本を一元管理し、有効利用するための考え方・システムのことです。ERPを導入すると、社内で分断されてしまった業務プロセスが統合されるので、全従業員が共通の認識をもって動けるようになります。
SCM導入によるサプライチェーンの最適化
「SCM（Supply Chain Management）」の導入も、BPRの推進に役立ちます。SCMとは、サプライチェーン（製品の原料調達から製造、販売までの一連の流れ）に関わる業務プロセスを統合し、情報を共有して最適化するための手法・システムのことです。
ノンコア業務のBPO活用による効率化
人手不足に悩んでいるのなら、「BPO（Business Process Outsourcing）」の利用も検討してみましょう。BPOとは、業務プロセスの一部を外部の専門業者に委託することです。書類作成やデータ入力、問い合わせ対応などのノンコア業務を外部に任せることで、従業員がコア業務に注力できるようになるため、業務効率が向上します。
シェアードサービスによる業務効率の向上
業務効率を向上させる方法として、シェアードサービスもあります。シェアードサービスとは、複数の支社や事業所をもつ企業が、間接部門をひとつの拠点にまとめる手法です。
間接業務をシェアードサービスセンターが一手に引き受けることで、そのほかの拠点はコア業務に集中できるようになります。また、間接業務に特化した知識やスキルをもつ人材に業務を任せられるので、業務効率も質も向上するはずです。
なお、シェアードサービスセンターは自社の一部門として、あるいはグループ企業として設置するものであり、あくまでも自社の人的リソースを活用します。外部リソースを活用するBPOとは別物です。
BPRの進め方
ここまでBPRの重要性やメリットについて解説してきましたが、それでは具体的にどのように取り組めばよいのでしょうか。以下では、BPRの基本的な進め方を6ステップに分けて解説します。
1.検討
まずはBPRを導入する目的と、達成したい目標の検討から始めましょう。先述の通りBPRは対象範囲が広く、工数と時間、コストがかかるため、細かな計画を立てて取り組む必要があります。
目的や目標が曖昧だと、具体的な計画が立てられないため、途中でプロジェクトが頓挫するかもしれません。
また、BPRを実践すると従業員に負担がかかるので、摩擦が起きないように周知する必要がありますが、目的や目標が明確になっていないと納得のいく説明ができなくなります。その結果、従業員の協力が得られなくなれば、BPRが失敗に終わるおそれがあります。なぜBPRに取り組むのか、BPRによって何を達成したいのかを具体的に考えましょう。
目的や目標が決まったら、それを基にBPRを実施する業務範囲を決めていきます。BPRは社内の全業務プロセスを対象としていますが、BPRが必要な範囲や優先順位は異なるはずです。各業務プロセスのどこからどこまでをBPRの対象とするのか、どの業務プロセスを最優先にするのかを決めましょう。
2.業務仕分け
BPRの目的や目標、業務範囲が確定したら、さっそくBPRに着手します。最初に行う必要があるのが、業務仕訳です。部署別の業務プロセスと業務フロー、そして部門間がどのように連携しているのかを、フロー図などを活用して可視化しましょう。
可視化が完了したら、次に各業務の重要度を考えます。比較的重要度が低い業務は、BPOの利用が可能かどうかを検討してみましょう。
3.分析
業務仕訳が終わったら、事前に設定した目的や目標をもとに業務プロセスや業務フローを分析し、現状と課題を洗い出します。
各部門の業務プロセスを棚卸しして、業務フローや業務内容をチェックし、余計な作業や非効率な作業を抽出しましょう。
4.設計
課題や業務に潜む無駄を洗い出したら、次は課題の解決策の設計しす。まずは、どのような方針・戦略で課題解決に取り組むのかを考えます。
方針や戦略が決定したら、それをもとにビジネスプロセスを設計します。ビジネスプロセスとは、目標達成に必要な一連の活動のことです。方針・戦略に沿って、課題解決に必要な業務フローや社内体制、各種ルールなどを整備し、効率よくBPRを進めるための道筋を作りましょう。
5.実施
課題解決の方針・戦略を決め、ビジネスプロセスを設計し終えたら、いよいよ業務プロセスの変革に着手しましょう。事前に設計したビジネスプロセスに沿った新たな業務フローや社内体制で、業務を進めていきます。
ただし、いきなりすべての部門でBPRを実施するのはおすすめできません。変化が大きすぎて、従業員がついてこられなくなるおそれがあります。まずは一部の部門や業務プロセスを対象に変革を実施し、徐々にほかの部門や業務プロセスにも拡大していきましょう。
6.モニタリング（評価）
BPRを実施したら、進捗状況や効果をモニタリングし、今回の取り組みについての評価を行います。実施してそのまま放置していては、本当に効果が出ているのかがわかりません。問題発生に気づかず、対応が遅れる可能性も考えられます。
どれくらい改革が進み、どのような効果が出ているのか、途中で方針がブレたり問題が発生していないかなどをチェックしつつ、必要に応じて改善していきましょう。
BPR成功のポイント
BPRを成功に導くために意識したいポイントが3つあります。BPRの導入前に確認しておきましょう。
目的・目標を明確に定める
BPRを成功に導くためには、明確な目的・目標設定が欠かせません。目的や目標が明確でないと綿密な計画を立てられず、途中で方向性がブレてしまい、思うような成果が得られなくなるリスクがあるためです。BPRに取り組む目的や目標を、数値も交えてできるだけ具体的に決めることが重要です。
効果測定と改善を繰り返す
BPRは一度実施したら終わりではなく、継続的に効果測定と改善を繰り返すことが大切です。社会情勢や市場は常に変化しているため、今回BPRで変更した内容が、数年後には現状に合わなくなっているかもしれないからです。常に情報収集を行い、社会の流れや変化を敏感に感じ取り、必要に応じて内容を改善していきましょう。
従業員の協力・関与を大切にする
BPRは、従業員の協力なくしては達成できません。経営層だけで無理に推し進めると、従業員の反発を招き、計画が進まなくなるおそれがあります。従業員にBPRの目的や目標、メリットなどを丁寧に説明し、従業員も改革の当事者である意識をもってもらうことが重要です。
BPRの成功事例
BPRの実施にあたっては、ほかの企業の取り組みを参考にするのがおすすめです。最後に、実際にBPRに取り組み成功を収めた企業事例を3つ紹介します。
ニチバン株式会社
ニチバン株式会社は、衛生用品やステーショナリー、工業用品など、幅広い製品を製造・販売している企業です。タイやドイツなどの東南アジア・南アジアやヨーロッパにも事業を拡大しています。
そんなグローバルに活躍するニチバン株式会社ですが、創業100周年を迎えた翌年の2019年に、企業体制の変革を目指した中長期的な計画を策定しました。
「ISHIZUE 2023 ～SHINKA・変革～」と名付けられたこの計画は、「海外売上比率を30％にする」など、2030年までにニチバン株式会社がイメージする理想の姿を実現することを目標としています。
【課題】
中長期的な計画に取り組むニチバン株式会社の課題となっていたのが、情報の分析や意思決定に時間がかかっていることでした。
当時は部署ごとに異なるシステムを使用していて、情報が分断してしまっており、データの連携が必要なときには手動で作業を進めていたそうです。この状況が、海外売上比率を30％にする目標達成への大きな足かせとなっていました。
【解決方法・推進体制】
ニチバン株式会社が課題の解決方法として選んだのが、SAP ERPの導入です。同社はシステムを統一し、業務プロセスを世界共通のものにすることを目指していました。
そのため、国内はもとより海外の業務プロセスやデータまで一元管理し標準化できる、SAPのグローバルERPパッケージを選んだそうです。
これまで使用していたシステムを踏襲するのは困難で、すべてを変更する必要があったことから、社長を含む取締役・執行役もプロジェクトメンバーに加え、社を挙げて改革に取り組んでいます。
【改革の成果】
ニチバン株式会社は、中長期計画で設定した期限から逆算し、1年でERP導入を完了させています。ERP導入後は、各所でバラバラだった業務プロセスが標準化され、分断されていたデータも統合されました。
その結果、手作業でデータを連携していたときには見えなかった、品目別実際原価などのデータが見える化されたそうです。導入による効果は測定中ですが、今後はERP導入によってデータの可視化が進み、さらなる改革を推進していく方針です。
株式会社サンゲツ
株式会社サンゲツは、1849年創業のインテリア・エクステリアの開発・販売・施工を行う企業です。長い歴史をもつメーカーとしての地位を確立していましたが、社会環境の変化などによって成長に陰りが見えたため、外部から招いた安田正介氏を社長とし、中長期計画を策定します。
【課題】
株式会社サンゲツが抱えていた課題は、これまでのビジネスモデルの価値の低下です。同社は、特に壁紙の販売事業を強みとしていましたが、消費者が求めるものが変わったことで、従来のやり方ではうまくいかなくなっていました。
そのため、企業価値を上げる新たなビジネスモデルの構築と、それを実現するためのシステムの見直しが急務となっていました。
【解決方法・推進体制】
株式会社サンゲツも、SAP ERPの導入によって課題解決を目指しています。それまで使用していたシステムは40年ほと前に作ったもので、都度変更しながら使い込んできたために全体像が把握できないほど複雑化していました。
部署ごとの営業利益が把握できない、売上と仕入、会計のデータが一致しないなどのトラブルも生じていたため、システムを刷新することで状況改善を目指します。
このとき、ERPパッケージの標準業務プロセスを基本としたシステムを構築すること、個別最適・属人化を解消して業務改革まで推進できるものにすることを重視したそうです。また、基幹システムと同時に周辺システムも変更しています。
【改革の成果】
ERP導入後は社内のデータが統合され、仕入・売上と会計データがズレるなどの問題が解消し、経営判断に必要な情報が迅速に収集・分析できるようになりました。また、システムの個別最適化や業務属人化の解消が進み、決算期間の短縮や残業時間の削減なども実現しています。
日本国土開発株式会社
日本国土開発株式会社は、国土の開発やそれに付随する調査、土木建築工事の請負やマネジメントなど、幅広い事業を行う企業です。2017年ごろに株式上場を目指して課題解決に取り組んでいました。
【課題】
日本国土開発株式会社の課題は、決算開示までの長期化と、経営の意思決定に必要な情報が共有されないことでした。
東京証券取引所上場企業は、決算期末日から30日以内、遅くとも45日以内に決算書を開示するよう求めています。しかし同社では、各現場が独自ルールで蓄積した情報を本社が集めて決算を行っており、45日ルールを守れていませんでした。
また、経営管理情報が適切に管理されておらず、意思決定に活用できない状態が続いていたそうです。
【解決方法・推進体制】
日本国土開発株式会社は上記の課題解決方法として、SAP ERPの導入を選びました。既存のシステムは建設業界で必要な機能を有しておらず、電子帳簿保存法などにも対応できない状態だったそうです。
SAP ERPは単なるシステムの置き換えに留まらず、業務プロセスを根本から見直し標準化できること、建設業界での導入実績が豊富であることが、導入の決め手になったといいます。
プロジェクト推進にあたって、当時の社長自らがSAPのセミナーに参加するなどして、ERPへの理解を深めたそうです。また、関連する各部署からプロジェクトメンバーを選出し、従業員の理解促進にも努めました。
【改革の成果】
SAP ERPの導入後、グループ内で業務プロセスが統一化され、必要なデータや情報が迅速に収集できるようになったそうです。決算開示までの期間も短縮され、2019年3月には一番の目標であった東証プライムへの上場も達成しています。
まとめ
業務プロセスを根本から変革させるBPRは、人手不足や社会環境の変化などへの対応に追われる企業にとって、欠かせないものとなってきています。
社内の業務プロセス全体が対象であるため、導入に悩むことも多いと思われますが、今までのやり方が通用しないケースも増加しているので、早めに着手することを検討しましょう。
