ERPなどのパッケージシステムを導入する際に最も重要なのは、自社のニーズに合ったシステムを選定できるかどうかです。そのためには、まず自社に必要な要件を明確にすることが欠かせません。この要件整理に役立つ手法のひとつが「Fit&Gap（フィットアンドギャップ）」分析です。本記事では、Fit&Gap分析の基本的な概要や目的、具体的な進め方について詳しく解説します。また、ERP導入におけるFit&Gap分析の役割や、導入プロセスを成功させるためのポイントについても併せてご紹介します。
Fit&Gap（フィットアンドギャップ）とは
Fit&Gapの概念について、類似した手法と比較しながら、その本質を掘り下げます。
Fit&Gapの概要
「Fit&Gap」とは、パッケージシステムを導入する際に、自社の業務要件とシステムの機能がどの程度一致しているかを分析する手法です。そのため、導入前に自社が必要とする機能とパッケージシステムに備わっている機能を比較し、適合している部分（Fit）と適合していない部分（Gap）を明確にします。適合していない部分については、アドオン開発やカスタマイズを行うことで対応するのが一般的です。
Fit&Gapと要件定義の違い
要件定義とは、システムの導入や開発における工程の一部です。実際の開発に取りかかる前に、クライアントの要件をまとめ、それを実現するための方法を定義していきます。
一方、Fit&Gapは実際の工程に入る前に、自社に必要な要件を洗い出すものです。実現するための方法を定義するというより、要件を実現できる機能が備わっているパッケージを選定することにフォーカスされています。
Fit&GapとFit to standardの違い
「Fit to standard」とはパッケージの標準機能のままで運用できるよう、システムに業務を合わせることを指します。一方「Fit&Gap」では、Gapの部分を埋めるべく、システムを業務に合わせる形で調整します。Fit to standardでは、基本的にカスタマイズやアドオン開発を行いません。そのため費用も安く抑えられ、スピーディーに導入できるのがメリットです。
Fit&Gap分析の目的
Fit&Gap分析の目的は、パッケージシステムの標準機能が、自社が求める要件にどれだけ適合しているかを明確にすることです。類似のパッケージが複数ある場合には、Fit&Gap分析を行うことで比較しやすくなるため、より自社にマッチしたシステムを選べます。また、Fit&Gap分析によって、Gapが生じる部分も明確になることから、具体的に必要なカスタマイズの範囲や内容を可視化できます。それにより、カスタマイズにかかる費用もある程度は予測が可能です。
Fit&Gap分析の方法・プロセス
ここからは、実際のFit&Gap分析のプロセスを、順を追ってご紹介します。
自社の要件・目的を明確化する
Fit&Gap分析における最初のステップは、自社の要件や目的を明確化することです。既存の業務フローを精査し、現場の声もヒアリングしながら、どのプロセスをデジタルで効率化できるかを洗い出し、整理します。
現在のシステムでできることや足りないこと、必要な機能などを表やリストにしておけば、比較検討の際に便利です。システム導入後、必要だった要件が新たに出てくると、実装に追加費用がかかります。ログインなどの基本的な機能だけでなく、連携したい他のシステムや出力したい帳票などについてもできるだけ詳細にリストアップしましょう。
また、何のためにパッケージを導入するのか、目的を明らかにすることも重要です。「コスト削減」など明確な目的をチーム内で共有することは、軸がぶれず、的確なシステム選定に繋がります。
システムの調査・比較を行う
要件が洗い出せたら、適合しそうなパッケージシステムを複数ピックアップし、比較検討を行いましょう。例えば以下のような比較表を作るとわかりやすくなります。
製品A
ログイン機能○/顧客管理機能○/マーケティング機能×/既存システムとの連携○…適合率70％
製品B
ログイン機能○/顧客管理機能×/マーケティング機能○/既存システムとの連携×…適合率65％
製品C
ログイン機能△/顧客管理機能○/マーケティング機能○/既存システムとの連携○…適合率80％
さまざまな機能を表に整理し、最終的にその製品の適合率を算出すると、比較しやすくなります。元々のパッケージでは適合率が高くなくても、柔軟にカスタマイズが可能な製品なら、自社の理想に近いシステムを作れる場合もあるためです。
自社に合うシステムを選定する
機能の比較表ができたら、それをもとに自社に合うシステムを選定します。ただ、選定に当たっては、適合率だけを基準にするのではなく、初期費用やランニングコスト、セキュリティや保守運用のサポートまで考慮し、総合的に判断することが大切です。
先の表を例に取ると、製品Aと製品Cを適合率だけで単純に比較すればCを選ぶべきです。しかしCのほうがAよりランニングコストが高い場合、マーケティング機能をカスタマイズできるのであれば、長期的に見るとAを選ぶほうが適切かもしれません。
また、カスタマイズができなくても、社内でマーケティング機能の優先度が低い場合は、Aを選んで業務の見直しや運用でカバーするという手もあります。
Fit&Gap分析の注意点
Fit&Gap分析を行う場合、留意しておきたいポイントは3つあります。以下に詳しく解説します。
要件の優先順位を明確にする
システムに備える要件には、必須・任意などと優先順位をつけた上で、それを明確化しましょう。
パッケージ化されたシステムでは、自社に必要な機能をすべて備えているものはなかなか見つかりません。すべての要件を必須にしてしまうと、事実上基準を設けていないのと同じです。さまざまなカスタマイズを行わなければならず、システム自体も複雑になって、費用も膨れ上がります。
コスト面も考慮するのであれば、任意の機能については既存の業務フローを見直したり、運用でカバーしたりするのも選択肢のひとつです。
経営者層だけではなく現場の声も大事にする
システム導入後にその恩恵を受け、実際に活用するのは現場の従業員です。経営者層が舵取りを担うのは当然ですが、経営者側はコスト面や戦略的な視点に偏りがちです。このため、システム担当者と経営者層だけで導入を進めると、現場の実情やニーズとの間にズレが生じる可能性があります。特にERPの導入では、企業全体のシステム統合を目指すため、現場の要件を正確に把握することが成功の鍵となります。
要件定義の段階では、実際のシステム利用者を含めた幅広い意見を集めることが必要です。現場の従業員がどのような機能を求めているのか、生の声を反映することで、実用性が高く使いやすいシステムを導入できる可能性が高まります。
システム間の連携をスムーズに取れるようにする
既存のシステムがすでに稼働している状況で新しいシステムを導入する場合、両者のデータ連携がスムーズに行えるかどうかは、極めて重要な課題です。連携が不十分な場合、データの手動移行が必要となり、入力漏れや誤入力といったヒューマンエラーを引き起こす可能性があります。また、余計な作業が発生することで人的コストが増加し、業務効率が低下します。さらに、データの不整合が原因でシステム障害を招くリスクもあり、その復旧には多大な時間とコストがかかる上、顧客の信頼を損ねる恐れもあります。
加えて、システム間の連携だけでなく、部署間のデータ共有がスムーズに行える仕組みを整えることも重要です。ERPシステムは、人事、経理、在庫管理などの業務データを一元的に管理するためのシステムです。もし、各部署がそれぞれ異なるシステムを使用している場合、ERPの導入によってデータの一元化が図られ、部署間の連携が円滑になります。
ERP導入とFit&Gap分析の関係性
自社の要件に合わないシステムを選んでしまうと、せっかくの投資が無駄になりかねません。そのため、ERPを最大限に活用するには、自社に必要な要件を明確にし、適切な導入方法を選ぶことが不可欠です。
ERPの導入プロセスには、大きく分けて「Fit&Gap」と「Fit to Standard」の2つがあります。
Fit&Gapでは、自社の要件とシステムの標準機能を比較し、不足している部分をアドオン開発やスクラッチ開発で補います。この方法は、自社の要件を細部まで反映できる一方で、導入までの期間が長くなりやすく、コストや労力も増大します。また、かつてはこうしたカスタマイズが進むことで、ERPのバージョンアップ時に大きな手間とコストを要するケースも少なくありませんでした。
現在では、ERPのクラウド化が進んだことで、導入方法は従来のFit&GapからFit to Standardへと移行する傾向があります。Fit to Standardでは、標準機能で不足があった場合でもアドオン開発を避け、既存の業務フローや運用方法を見直すことで対応します。このアプローチにより、ERPの導入をより迅速かつ効率的に進めることが可能です。
ERP導入を成功に繋げるポイント
ERP導入を成功に繋げるポイントとして参考にしたい資料のひとつが、SAPユーザーが自発的に運営しているコミュニティ「Japan SAP Users’ Group（JSUG）」によるレポート「事例から学ぶ～SAP導入による企業の基幹システムの刷新」です。
この中でJSUGは、ERP導入を成功させるためのポイントとして、「導入の目的・目標を明確にする」など10箇条を挙げています。ここではそのうちの主な4つのポイントについて詳しく解説します。
出典：「事例から学ぶ～SAP導入による企業の基幹システムの刷新」（著：Japan SAP Users’ Group 2002年）
SAP導入・活用10のポイント～JSUG:ユーザー会導入経験者の意見～
導入の目的・目標を明確にすること
ERP導入を成功させるには、具体的な目的や目標を設定することが重要です。目的や目標は曖昧なものではなく、「売上○％アップ」「廃棄を○％削減」など、数字で表せる定量目標がよいでしょう。
一方で、「業務効率化を実現したい」「従業員満足度を上げたい」など、数値化できない目標を据えることも重要です。最終的なゴールを見据えつつ、時間軸に沿ってその都度達成可能と考えられる具体的な目標を据え、実現を目指してゆくのが理想的です。まずは優先順位の高い要件を標準機能でカバーできるERP製品を選び、必要に応じてカスタマイズするなど、スモールスタートから始めるのがおすすめです。
トップダウンでプロジェクトを進めること
ERPを導入することは基幹業務を改革することに他なりません。そのため、経営者層がリーダーシップを取って、トップダウンで導入を推進する必要があります。
しかし、現場の声を無視した改革では、全社一丸となってプロジェクトを進めることはできません。経営者層はシステムを利用する現場の従業員の意見に耳を傾け、会社全体が導入へ前向きに取り組めるよう意識しましょう。
プロジェクトメンバーの選出に留意すること
プロジェクトメンバーを選出する際は、一部の部署に偏るのではなく、関係する各部署から人材を集めたほうがよいでしょう。そうすることにより、多角的な意見が得られ、すべての関係者が使いやすいERPシステムに近づけられます。
また、メンバーがさまざまな部署から集められた場合、リーダーには複数の部署の経験がある人など、業務全体を把握している人を選出することをおすすめします。加えて、ある程度ITやシステムの知識も有していれば理想的です。
経験豊富なコンサルタントを利用すること
もし社内にERPを熟知した従業員がいなければ、外部の経験豊富なコンサルタントに相談するのも選択肢のひとつです。
業務プロセスや商習慣は業種により大きく異なるため、コンサルタントを選ぶ際は自社に近い業種のERP導入実績があるかをチェックすることが重要です。
また、コミュニケーションの取りやすさや、サービスの範囲も確認しておきましょう。中にはアフターサポートや従業員への教育まで行ってくれるところもあります。さまざまな条件を確認しながら、自社に適したコンサルタントを選ぶのがおすすめです。
まとめ
ERP導入に当たっては、Fit&GapやFit to Standardの分析を行い、自社の要件を明確にすることが大切です。自社に合ったパッケージを選定することによりERPをスムーズに導入できます。
もし自社にシステムに関する知識が豊富な従業員がいなければ、信頼できるベンダーを利用してもよいでしょう。自社と同様の業種への導入実績があれば、導入までのプロセスにおいてさまざまなアドバイスが受けられます。また、課題の発見やアフターサポート、従業員への導入教育まで行ってくれるところもあります。
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