企業が持続的な成長を遂げるためには、適切なリスク管理と効率的な業務運営を両立させることが欠かせません。しかし、内部統制の強化を目指す過程で「コンプライアンスを優先しすぎて業務効率が落ちた」「ルールの厳格化で現場が混乱」といった悩みを抱える企業も少なくありません。特に中堅企業から大企業にお勤めのビジネスパーソンであれば、日々の業務改善と組織全体のガバナンス向上のバランスをどう取るべきか、頭を悩ませる場面も多いでしょう。
内部統制強化とは、企業が経営目標を達成するために、不正行為や誤りを防ぎ、業務の効率性と透明性を高めるための取り組みを指します。より具体的には、企業が定めたルールや手順を適切に運用し、業務プロセス全体を管理・監視する仕組みを強化することです。
内部統制には、以下の4つの目的があります。
・業務の有効性及び効率性
・財務報告の信頼性
・事業活動に関わる法令等の遵守
・資産の保全
内部統制の4つの目的は、それぞれが独立したものでありながら、互いに影響し合い、全体としてバランス良く機能することで、初めて内部統制が成立するのです。
また、内部統制を効果的に運用するためには、6つの基本的要素を理解し、それぞれに対応した体制を構築することが重要です。
・統制環境
・リスクの評価と対応
・統制活動
・情報と伝達
・モニタリング（監視活動）
・IT（情報技術）への対応
金融庁が定義するこれらの要素は、いわば内部統制を支える6つの柱と言えるでしょう。
内部統制強化は、企業の持続的な成長のために不可欠な取り組みです。企業は、自社の状況に合わせて、適切な内部統制体制を構築し、運用していくことが求められます。
内部統制強化で最も重要なことは、リスク管理の強化です。リスク管理を徹底していれば企業が安定すると言われているほど、大事なことなのです。では、企業が直面するリスクは一体何があるのか、見ていきましょう。
内部統制強化において、企業が直面する可能性のあるリスクは多くあります。
まず、制度やプロセスの複雑化により、従業員の理解不足や運用ミスが発生するリスクがあります。特に、新しいルールの導入時には、現場と上層部の認識にズレが生じる可能性があり、これにより逆に不正やミスが増えることも考えられます。これにより、離職率が大幅に増えることにも繋がってしまうのです。
また、過剰な統制は業務効率を低下させ、従業員のモチベーション低下を招く恐れもあります。さらに、内部統制システムの構築・維持には多大なコストがかかるため、適切なリソース配分が行われなければ財務リスクが生じます。他にも、法規制や社会的要請に対応できない場合、企業イメージや信用の低下というリスクが発生します。
統制を一度強化しても、定期的な見直しや改善がなければ新たな課題やリスクに対応できなくなる可能性があるため、注意しなくてはなりません。
企業のイメージや従業員のモチベーション低下といったリスクを管理することは、企業の安定性向上に直結する重要なことです。
内部統制は、企業活動における不正やエラーを防ぎ、法令遵守を確保する基盤です。適切なリスク管理体制をおこなうことで、リスクを事前に察知し、適切な対策を練ることで、予想外の損害や問題を未然に防ぐことができます。また、適正な財務報告を実現することで、投資家や取引先からの信頼性が高まり、資金調達や取引が円滑に進むという経済的メリットがあります。さらに、法規制への対応や社会責任を果たすための取り組みが徹底されることで、社会からの信頼を損なうことなく、企業の評判を守ることに努めます。統制が強化された環境は、効率的な業務プロセスを促進し、従業員の働きやすさやモチベーション向上にもつながります。リスク管理を徹底することで、企業は不測の事態に備え、安定した経営基盤を築くことができます。これにより、企業の価値を維持し、長期的な成長を確実に実現することができます。
内部統制を強化することで、業務効率化を実現することができます。業務効率化を目指せる４つの方法をここで紹介していきます。
内部統制の枠組みの中でリスクを事前に特定し、対策を講じることで、業務中断のリスクを最小化し、安定した業務運営を確保できます。
特にITツールの導入により承認プロセスを自動化し、業務のスピードアップと人為的なミスを防止することで、業務効率を大幅に改善。未然にミスを防げる方法として、企業に導入されつつあるのです。また、問題が発生する前に兆候を察知し迅速に対応することで、大きな問題に発展することを防ぐことができます。
これらの予防措置は、企業の競争優位性を高めるための不可欠な要素です。効率的な業務プロセスとリスク管理により、業務効率化が実現できるだけではなく、企業は常に一歩先をゆくことができるでしょう。
内部統制を強化することにより、業務プロセスの可視化が進み、不要な業務や非効率的な作業を特定・排除することが可能となります。業務全体の流れが明確になり、改善できる部分を知ることができるのです。
例えば、これまで手作業で行われていた承認プロセスをデジタル化することで、処理時間が大幅に短縮されるとともに、人的エラーが削減されます。これにより、精度が向上し、関係者全員の負担を軽減することができます。また、業務の重複や不明確な責任分担も可視化されるため、適切なタスクの整理や再分配が可能となり、効率的な業務遂行が実現します。従業員は本来の職務や重要な業務に集中できるようになり、生産性の向上につながります。さらに、ムダな業務を排除することは、単にコスト削減の観点だけでなく、従業員一人ひとりの業務負担を軽減するという点でも効果的です。負担が軽減されることで、職場環境が改善され、働きやすい環境が整備されるため、従業員の満足度やモチベーション向上にも繋がります。
「ムダ」な業務は非効率となり、業務が進まない原因でもあります。企業全体の働き方改革や生産性向上に貢献する重要な手段として、ムダな業務の排除作業は常におこなうようにしましょう。
内部統制の強化は、企業の存続に関わる重要な課題である不正防止とコスト削減にも大きく貢献し、業務効率化に大きな影響を与えます。
具体的には、業務処理の標準化、権限分掌の徹底、定期的な監査の実施などを通じて、不正行為が実行される隙をなくすことが可能です。
不正行為は、企業に多大な損害をもたらしし、直接的な金銭的な損失だけでなく、企業のイメージ低下、顧客からの信頼喪失、株価の下落など、間接的な損失も発生する可能性があります。内部統制を強化することで、このようなリスクを未然に防ぎ、企業の財務基盤を安定させることができます。不正を防止することができれば、大きな問題に発生することもありません。ムダな作業もないため、業務を効率的におこなうことができるのです。
さらに、内部統制の強化は、コスト削減にも効果を発揮します。例えば、効率的な業務運営を実現することで、過剰な在庫を抱えることを防ぎ、在庫管理コストを削減することができます。ムダなコストを削減できた分、新たな事業展開や、より効率的なシステム導入など、成長のための投資にも回せます。それが企業全体の競争力強化に繋がり、更に業務を効率的におこなうことが可能となるのです。
内部統制を強化する過程で実施される従業員教育やトレーニングは、組織全体のリスク意識とコンプライアンス意識を向上させる重要な役割を果たし、業務効率化を実現する大きなカギとなります。
従業員は内部統制の意味や具体的な手順を理解することができ、業務遂行における注意力や正確性が高まります。その結果、ミスや問題の発生が減少し、業務全体の信頼性が向上します。教育プログラムを通じて、各従業員が自らの業務における内部統制の重要性を深く理解し、日々の業務に活かすことができるようになります。この共通理解は、チーム内での円滑なコミュニケーションを促進し、責任分担が明確になるため、効率的なチームワークを可能にします。
さらに、従業員の意識が向上することで、一人ひとりが主体的に業務改善に取り組む姿勢が醸成されます。これにより、現場での問題解決能力や改善提案が活発化し、組織全体の業務効率化が進むだけでなく、競争力や成長力の向上にも繋がります。
継続的な教育を通じて、組織は変化の激しいビジネス環境においても、常に最新の内部統制体制を維持することができ、持続的な成長と業務効率化を実現できるのです。
内部統制強化に重要なリスク管理は、業務効率化と両立できれば、ビジネスは更に成長します。では、両立させるにはどうすればいいのでしょうか。4つのポイントを解説していきます。
ポイント１つ目は「リスク評価と識別の強化」です。
リスク評価と識別とは、企業が直面する潜在的なリスクを体系的に特定し、それぞれのリスクが企業活動に与える影響度や発生可能性を分析することを言います。これを強化することで、企業はリスクを適切に優先順位付けし、限られたリソースを効果的に配分することが可能になります。例えば、財務リスク、法的リスク、運営上のリスクなど、あらゆる分野でリスクの洗い出しを行い、それらの関連性を把握することで、事前に対応策を練ることができます。
さらに、デジタルツールやデータ分析を活用すれば、リスク評価プロセスを効率化でき、人的エラーのリスクも減ります。これにより、業務のスピードアップと正確性向上が実現し、業務効率化にも繋がります。また、リスク評価を定期的に実施することで、新たなリスクにも迅速に対応できる柔軟性を確保できます。結果として、企業全体の安定性と持続可能な成長が促進されるのです。
ポイント２つ目は「統一的な内部監査体制の整備」です。
各部門の個別的なリスクだけでなく、組織全体の潜在的なリスクを統合的に把握し、早期に発見・対応できる体制が整います。
統一的な内部監査体制とは、統一的な内部監査とは、組織体全体で統一された基準に基づき実施される内部監査を指します。これにより、監査の質を一定に保ちながら、不正やミスを早期に発見・是正できます。また、監査ツールやデータ分析の導入により、手作業によるデータ収集や分析にかかる時間を大幅に削減し、より高度な分析が可能になるのです。
統一的な内部監査体制の整備は、組織全体の見える化を図り、従業員が共通の基準に基づいて行動できるようにします。例えば、各部門が独自の監査基準を持つ場合、管理や評価に一貫性がなくなり、全体像の把握が難しくなります。
一方で、各部門の個別的なリスクだけでなく、組織全体として抱えるリスクを統合的に評価することで、優先順位の高いリスクに集中して対策を取ることができます。
さらに、この体制の整備は、業務効率化にも貢献します。重複した監査業務を削減し、効率的な運用を実現するだけでなく、監査結果を分析し改善策を迅速に実行することで、無駄を省き生産性を向上させます。従業員も明確な監査基準を共有することで、日常業務におけるリスク意識を高め、ミスの防止や効率的な業務遂行を意識するようになります。
このように、統一的な内部監査体制の整備は、リスク管理と業務効率化の両立を実現するための強力な基盤を提供し、組織全体の持続可能な成長を支えるカギとなる取り組みとなるのです。
ポイント３つ目は「継続的なパフォーマンス評価と改善」です。この取り組みは、業務プロセスやリスク管理の状況を定期的にモニタリングし、現状を把握した上で必要な改善策を実践することを指します。パフォーマンス評価を通じて、目標達成状況や課題を明確にすることで、リスクの早期発見と業務効率化の両面に貢献します。
具体的には、データ分析やKPI（重要業績評価指標）の活用により、業務のボトルネックやリスク要因を定量的に把握できます。また、評価の結果を従業員やチームで共有することで、全体的な透明性が高まり、改善に向けた取り組みをおこないます。さらに、評価に基づく改善策を継続的に実施することで、業務の効率化だけでなく、リスクへの対応力や組織全体の適応力も向上します。このように、継続的な評価と改善を組織文化として定着させることにより、企業は変化する環境や新たな課題に迅速かつ効果的に対応できるようになり、長期的な成長と安定を実現することが可能になります。
ポイント４つ目は「自動化とITツールの導入」です。
業務プロセスを自動化し、ITツールを適切に活用することで、時間のかかる作業を効率化し、人的エラーを減らすことができます。例えば、データ入力や承認が必要な業務を自動化することにより、処理時間が短縮されるだけでなく、業務の正確性が向上します。また、リアルタイムでデータを収集・分析するITツールを活用することで、リスクを早期に特定し、迅速な対応が可能となります。さらに、自動化により従業員がより戦略的な業務や価値の高いタスクに集中できるようになり、ビジネス発展に貢献できるようになります。
ITツールは、監査やコンプライアンスの監視にも活用でき、統制の強化にも繋がります。このように、自動化とITツールの導入は、リスク管理の精度を高めるだけでなく、業務の効率化と組織の柔軟性向上を実現し、企業の競争力を強化する重要な手段と言えます。
GRC（ガバナンス・リスク管理・コンプライアンス）と内部統制強化の関係性は密接で、GRCソフトウェアの導入により内部統制を効果的に強化できます。実際に企業がGRCを導入して成功した事例があります。
ある保険会社はGRC導入により、コンプライアンス管理の高度化を実現できたとの成功例があります。
・従来の独自ITインフラがうまく機能していなかった。
・20ヶ国以上の拠点で独自のリスク対応や法令対応を行っており、リスク情報が複雑化し全社レベルでの集約が困難だった。
・経営者へのレポート機能が確立されておらず、意思決定から現場へのフィードバックに時間がかかり、非効率なリスク管理、コンプライアンス管理を行っていた。
このような3つの課題を解決するために、各国でのリスク情報、法令対応情報を一元管理し、管理部門のオペレーションを自動化することで、コンプライアンス管理の高度化を図りました。
これらを行動することで、リスク情報の一元管理による効率的なリスク管理体制を構築し、迅速な意思決定と現場へのフィードバックを通じてコンプライアンス意識を高めることが期待できます。さらに、経営者へタイムリーなレポーティングを行い、的確な経営判断の実現に貢献することも可能となるのです。
成功例２つ目は、経営陣がリスク事象に迅速に対応できるようになったという、グローバルに展開する製造業の成功例があります。
この企業は、世界中で10以上の事業を展開しており、各事業や地域・国独自のものを含め、対応すべきリスクや法規制が複雑化していました。そんな中、リスク事象発生によるブランディング低下を懸念した経営陣が、トップダウンでリスク管理の見直しに着手。この課題に対し、同一の組織階層でリスク、コンプライアンスに関する情報を統合し、全社の事業影響度の観点で「見える化」を実現しました。
これらを実現することで、全社的なリスクの可視化により、経営陣はリスク事象を迅速に把握し、適切な対応策を取ることができます。また、事業への影響度に基づいたリスク評価を通じて、経営資源を効果的に配分し、重要なリスクへの対策を優先することで、企業全体の安定的な成長に貢献します。さらに、グローバルなリスク管理体制を統一することで、コンプライアンス違反のリスクを低くし、企業全体の信頼性向上に繋げてくれます。
リスク対応フローを確立した成功例として、ネット通信販売会社の事例が挙げられます。この企業は、海外にも展開しており、リスク情報管理の統一化を図る必要がありました。
GRC導入前の課題として
・リスク評価基準が事業部ごとに異なり、重要度の意味合いや発生可能性などの定義にばらつきがあった。
・リスク情報が複数のシステムで管理され、収集に時間がかかっていた。
・全社リスクと個別リスクを関連付けずに管理しており、全社的なリスク管理ができていなかった。
という懸念がありました。しかし、これらの課題を解決するために、GRCソフトウェアを導入。
リスク情報の収集・分析・評価を一元化することで、効率的なリスク管理体制を構築しました。また、事業部間のばらつきを解消し、全社統一のリスク評価基準を整備することで、より客観的で正確なリスク評価を実現しました。さらに、リスク発生時の対応手順を明確化し、関係部署間の連携を強化することで、迅速かつ適切な対応が可能となりました。これらの取り組みを定期的モニタリングにより検証し、継続的な改善を行っています。
これらの取り組みは
・リスクの早期発見と対応の迅速化
・リスク対応の効率化とコスト削減
・コンプライアンス違反のリスク低減
・経営陣への迅速かつ正確なリスク報告
・全社的なリスク管理意識の向上
といった点でも効果が期待できます。
この事例は、リスク発生時の対応手順を明確化することで、企業全体の危機管理体制が強化されたことを示しています。いかにGRC導入が必然性を持つかがお分かりいただけるでしょう。
内部統制強化のためにERPを導入する企業も増えています。では、なぜERPが内部統制強化に繋がるのか。主な理由４つを解説していきます。
ERPは、企業の多岐にわたる業務データを一元的に管理する統合システムです。従来の分散型のデータ管理では、部門間でのデータの連携がスムーズに行われず、データの整合性や正確性が損なわれることが多くありました。この状況は、不正行為や誤った意思決定につながるリスクを高めていました。
ERPを導入することで、企業全体のデータを統一されたデータベースで管理し、リアルタイムで共有することが可能になります。これにより、データの二重入力や誤入力といった人為的なミスが減少し、経営層は正確な経営状況を把握できるようになります。また、業務プロセス全体の可視化が実現されるため、非効率な部分やリスクの高い部分を早期に発見し、改善することができます。さらに、ERPは、内部統制の強化にも大きく貢献します。業務データが一元化されることで、各部署の業務内容や進捗状況をリアルタイムで把握することが可能になり、不正行為や誤りを早期に検知することができます。また、業務マニュアルを統一することで、従業員は自らの行動が正しいかどうかを常に確認できるようになります。これにより、誤った判断や行動を防止し、コンプライアンス意識の高めてくれることに繋がります。
このように、ERPは、企業のデータ管理の効率化と透明性の向上、そして内部統制の強化という3つの側面から、企業全体の健全な運営に貢献する強力なツールと言えるのです。
ERPシステムは高度なアクセス制御機能を提供し、特定のユーザーに必要最小限の権限のみを付与することが可能です。これにより、データへのアクセス権限を厳格に管理し、不正アクセスやデータの改ざんを防止できます。
従来のシステムでは、アクセス権限の管理が曖昧であることが多く、情報漏洩や不正利用が発生するリスクが高い状況でした。しかし、ERPでは、ユーザーごとの役割や責任に応じて、業務遂行に必要な情報だけにアクセスを限定できるため、情報セキュリティが向上します。さらに、特定の機能やデータへのアクセスログも記録されるため、不審な操作があれば即座に発見し、対応することが可能です。このような厳格な管理体制は、不正行為を許容しないという強いメッセージを発し、企業全体のコンプライアンス意識を高めてくれるのです。
ERPシステムは、すべての操作履歴を詳細に記録する監査ログ機能を備えています。この機能により、誰が、いつ、どのような操作を行ったかを正確に追跡することが可能です。
従来の紙ベースや独立したシステムでは、過去の操作を確認する手段が限られ、不正やエラーの発見が困難でした。一方、ERPでは操作履歴が自動的に記録され、変更内容やその影響範囲を簡単に把握できます。これにより、不正行為が発生した場合でも迅速に原因を特定し、適切な対策を取るが可能です。また、監査ログは内部および外部監査の際に重要な証拠として活用され、内部統制の強化を実現します。全ての操作が透明性を持って記録される環境は、不正抑止の効果も期待できるのです。
ERPは、企業の業務プロセスを自動化し、データの一元管理を実現することで、人的ミスを大幅に削減する効果が期待できます。
従来、手作業で行われていたデータ入力や集計、在庫管理といった反復的な業務は、人為的なミスが発生しやすい領域でした。ERPを導入することで、これらの業務が正確かつ迅速に処理され、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えることができます。
それだけではなくERPは、業務プロセスを標準化し、従業員全員が同じルールに基づいて業務を行うことを可能にします。これにより、個人の判断によるミスや、部門間の情報伝達のズレといった問題を解消し、業務全体の効率化を目指すことができます。また、データの整合性を保ち、不正行為の防止にも役立ちます。
さらに、ERPによる人的ミスの削減は、単に業務効率の向上だけでなく、内部統制の強化にもつながります。正確かつ信頼性の高いデータに基づいた意思決定が可能となり、企業の透明性と信頼性を高めることに繋がります。結果として、企業の経営リスクを低減し、安定的な成長を実現することができるのです。
内部統制強化は、企業の健全な成長と発展のために不可欠な取り組みです。法令遵守、事業の継続性、企業価値向上という3つの側面から、企業は内部統制を強化していく必要があります。特にリスク管理、ERPの導入を徹底することで、業務効率化に繋がり、ビジネスは著しく成長していくでしょう。まずは、自社の内部統制がどのようになっているのか、見直してみることをおすすめします。