近年、業務改革の一環で業務自動化を推進する企業が増加中です。しかし、業務自動化をどう効率よく進めれば良いのかわからない方も多いでしょう。また、自動化に着手したものの、想定通りの結果が得られずに悩みを抱えているかもしれません。そこで、業務自動化の概要から上手くいかない原因、業務自動化を進める基本の流れなどについて解説します。またAIとテクノロジーを活用して業務プロセスを効率化する方法を紹介します。
業務自動化とは
業務自動化とは、IT・デジタル技術を活用して人間が手作業で行っている業務を自動化することです。これまでは定型業務の自動化が一般的でしたが、近年の技術の発展により、業界や企業固有の業務であっても業務プロセス・フローがある程度固定されていれば自動化できます。
業務自動化を進める企業が増えている背景にあるのは、労働人口の減少やビジネスモデルの多様化です。そこで、企業は「人を雇う」以外の方法で課題を解決する必要がありました。さらに、最近は働き方改革や感染症拡大、グローバル化、人々の価値観の変化などにより、ビジネスモデルが多様化しています。その結果、企業はビッグデータの活用や長時間労働の是正、リモートワークなどの柔軟な働き方への対応なども求められています。こうした企業を取り巻く環境の変化に対応し、業務自動化を推進する企業が増加しているのです。
なお、自動化というと定型業務をツールやシステムに任せてミスを減らし、作業の効率化を図るものと考える方も多いですが、近年は定型業務の自動化だけでは対応しきれないケースも増えてきました。そのため、特定の業務のみを対象とした自動化に留まらず、部署横断的な業務を自動化して「全体最適」を目指す重要性が高まっています。
業務自動化が進まない要因
業務自動化は現代の企業にとって欠かせない取り組みとなりつつありますが、思うように施策が進んでいない企業も多々あります。なぜ業務自動化が思うように進まないのでしょうか。
局所的な自動化の限界
業務自動化が進まない大きな要因のひとつが、局所的な自動化が限界を迎えていることです。よく利用されるRPAやマクロなどのツールは、部署・部門単位や個別業務単位で判断不要な単純業務の自動化に向いています。
そこで問題となるのが、各部署が各々でRPAを導入して業務プロセスがブラックボックス化する、マクロの多用で複雑なシートができあがり、作業が属人化することなどです。新たなシステムを導入して解決しようにも、担当ごとに違うツールが使われており、情報が散乱しているため、統合するだけでも非常に手間です。また、改善が必要な範囲が広域にわたり、システム移行のコストも増えるため、新たなシステムを導入できないといった悪循環を引き起こします。これら局所的な停滞により、全体の自動化が進まない傾向があります。
部門間でのデータ断絶
部分最適を進めた結果、「サイロ化」が進行して業務自動化が進まなくなっているケースもあります。サイロ化とは、部署や部門ごとに異なるシステムやツールを使っていて、組織内のデータや情報が断絶されてしまっていることです。
それぞれが独自のシステムやツールを使い、データや情報を共有しないため、他の部署・部門がどのように業務を進めているのか、どのようなデータや情報を持っているのかがわかりません。また、それぞれが独自ルールでデータを入力していて、同じ内容のデータのはずなのに数値が違うこともあります。
その結果、使っているシステムが違うのでデータが連携できない、各部署が異なる解釈で売上データを入力していて集計できない、などの問題が頻発し、自動化の施策がストップしてしまいます。
この状況を改善して自動化を進めるには、システムやツールを一本化してマスタデータを統合する、業務プロセスを統一するなどの対策が必須です。
業務プロセスの複雑化
手作業が絡む業務フローや属人化によって業務プロセスが複雑化し、自動化が妨げられている場合もあります。特に中小企業は、原価や在庫のデータを異なる部署ごとに手入力している、配置転換がなく業務の担当者が長年固定されている、などが日常化していることも少なくありません。その結果、自動化を進めようとしても、「関わる部署が多すぎて対応可能なシステムがない」「この作業は○○さんしかわからない」などの問題が発生し、施策がストップすることがあります。
ERPなどのシステムなら、アドオンで機能を追加して自社の業務プロセスに最適化することも可能です。しかし、無理やり自社の複雑な業務プロセスに合わせようとすれば、アドオンだらけになりかねません。アドオンが多すぎると開発に時間がかかるうえに、導入コストも上がります。さらにシステム内まで複雑化して、バージョンアップや改修がスムーズにできなくなるなどの問題も発生します。
業務自動化のメリット
業務自動化の具体的な効果がわからず、施策が進まない場合もあるかと思います。そこで、業務自動化推進によって期待できるメリットを紹介します。
作業効率の向上
判断不要な単純作業やルーチンワークを自動化すると、人間が行うよりも高速で処理できるため作業効率がアップします。
また、従業員が単純作業やルーチンワークに時間を取られなくなり、コア業務に多くの時間を割けるようになるので、全体的な業務効率向上も期待できます。
人的ミスの削減と業務品質の向上
人間が手作業で行う業務では、どんなに慎重に行ってもミスは発生します。また、心身の不調や集中力の低下、個別のスキルなどによって品質にバラつきが出る場合もあります。
業務をシステムやツールに任せれば、ミスや抜け漏れがなくなります。また、機械は体調や気分に左右されることがなく、淡々と作業を進めるため、常に一定の品質を維持することが可能です。特にミスが許されない作業は、自動化するメリットが大きいでしょう。
従業員の生産的な仕事へのシフト
自動化が進み、時間を取られがちな単純作業から解放されると、従業員はより生産的で高付加価値な業務に注力できるようになります。
例えば、営業担当者が雑務から解放されて、アポ取りや商談、顧客とのやり取りに集中できるため、これまで以上の成果に期待できます。また、業務自動化により作業から開放されると余裕か出て、新たなアイデアが生み出される可能性もあります。新規顧客を獲得したり新たな製品が誕生したり、利益拡大につながります。
業務の拡張性向上
企業が成長していくには、業務を拡大させていく必要があります。しかし、業務が拡大すれば、業務量も増えるため、既存の従業員だけでは対応しきれません。
業務量の増加に対応するには人員を増やす必要がありますが、人手不足が深刻化している現在、十分な人員が確保できない可能性があります。事業を拡大するには、業務の自動化が必須です。業務を自動化しておけば、業務量を増やす分だけシステムの対応範囲や処理能力を上げれば良いので、事業の拡張性が向上します。
コンプライアンス強化
近年、人権問題への関心の高まりや法律の厳格化などが理由で、企業のコンプライアンス違反に対する世間の目が厳しくなっています。
自動化を進めると、人間の感情や解釈などを介さない規則に則った処理が淡々と行われるため、法令を順守しやすくなりコンプライアンスが強化できます。
コスト削減
自動化が実現されると、人間が作業するよりも圧倒的に早く作業が完了します。また、単純作業に取られていた人員をコア業務に移せるので、新たな人材を雇う必要がなくなり、労働コストが削減できます。また、残業時間を減らすことができる点もメリットです。さらに、高度な知識が必要な業務であれば、従業員へのトレーニングも必要ですが、業務の自動化により、トレーニング費用などの削減も可能です。
業務自動化に適している業務の例
さまざまなメリットがある業務自動化ですが、どのような業務が対象になるのでしょうか。ここでは、自動化に向いている業務を5つ紹介します。なお、先の解説の通り、従来のツールを使った局所的な自動化は問題が発生しやすく、いずれ手が付けられない状態になるおそれがあります。また、局所的な自動化では、近年の変化の速さについていけなくなる場合も多いため、ERPを活用して業務全体の最適化と自動化を並行して進めることを検討しましょう。
1.データ入力や集計作業
売上や在庫のデータ入力・更新や、一定期間内の売上やコストなどの情報を記載した週次・月次レポートの作成などは、自動化しやすい業務の代表格です。例えば、ERPを導入すると、社内のデータを一元化して自動で集計・レポート作成ができます。
データ入力や集計作業は多くの人手と時間を有する場合が多いため、自動化は業務効率が大幅に向上するだけなく、人件費などのコスト削減にもつながるはずです。
また、人間が入力・集計作業を行うと数値の入力ミスや抜け漏れなどが起こり、正しい結果が出なくなるリスクがあります。経営判断に活用される売上データ入力など、ミスが許されない業務の質が向上します。
2.在庫管理・発注業務
在庫管理や発注業務も、自動化に向いている業務です。表計算ソフトなどを使って手作業で行っている管理をERPなどに置き換えて自動化すれば、リアルタイムで在庫状況を把握できます。需要予測による発注数・在庫数の最適化も可能です。欠品や過剰在庫が生じにくくなるため、コスト削減や利益向上が期待できます。
3.財務・会計業務
ルーチンワークが多い財務・会計関連の業務も自動化に向いています。仕訳入力や請求書発行、支払処理、決算処理など一連の作業を丸ごと自動化することも可能です。さらにキャッシュフロー管理や予算管理などにも対応できます。ERPを導入すれば、会計データを自動記録できるため、特に時間がかかりやすい決算業務の効率化と精度向上を実現できます。
4.購買・調達業務
購買・調達業務は、価格比較や仕入れ先の選定、価格交渉などやることが多いのが特徴です。また、各部署からの購買依頼を受け付けたり、仕入れ先との契約を管理したりする必要もあり、手間と時間がかかります。そのため、業務プロセスが複雑化しているケースが多々ありますが、実は定型的な作業が多いため自動化可能です。ただし、購買・調達関連の情報を一元管理しておかないと、不要な購買をしてしまうなどのミスにつながります。ERPを導入すれば、購買・調達の業務プロセスを一元化・自動化できるので、不要な購買の防止やコスト削減、調達時間の短縮が可能です。
5.人事・給与管理
勤怠や従業員の管理も、自動化しやすい業務のひとつです。従業員情報の更新や勤怠管理、給与計算など幅広い業務を自動化できます。また、雇用契約の自動更新・通知なども自動化可能です。給与計算や雇用契約関連の作業もミスが許されない業務ですが、ERPのようなシステムやツールに任せれば、作業時間を短縮しつつ正確性も向上できます。
業務自動化の主な方法とツール
業務自動化の重要性や自動化向きの業務は把握できたものの、どうやって自動化したら良いのかわからない方もいるでしょう。そこで、自動化の主な方法や役立つツール・システムを紹介します。
RPA
「RPA（Robotic Process Automation）」は、業務の流れをロボットに真似させて定型業務を自動化できるツールです。ほとんどの定型業務の自動化に対応します。ただし、先の解説の通り、局所的に導入すると業務プロセスがブラックボックス化するおそれがある点に注意が必要です。また、社内システムの変更や例外的な処理に弱く部門間で連携しにくい、問い合わせ対応などの判断が必要な業務には対応できないなどのデメリットもあります。そのため、社内のデータや業務プロセスを一元化できるERPと組み合わせるなどして使うのがおすすめです。
マクロ
Microsoft Officeのマクロ機能を活用すると、データ入力・集計やメール送信などの複数の動作をまとめて自動化できます。ただし、マクロを動かすにはVBAと呼ばれるプログラミング言語が必要なので、プログラミングの知識を持つ人材が必要です。また、大量のデータを処理しようとするとフリーズする、マクロを多用しすぎて作った本人しか使いこなせない、などの問題も発生しやすいといったデメリットがあります。
AIツール
AIツールはチャットボットや画像・音声認識、データ分析などさまざまな種類があり、上手く使い分けると幅広い業務の自動化に役立ちます。問い合わせ対応や画像認識を活用した設備保全など、RPAの活用が難しい複雑な業務にも対応可能です。
ERP
「ERP（Enterprise Resources Planning）」は業務自動化に特におすすめのツールです。ERPを取り入れると、企業内のデータはもちろん業務プロセスまで一元化され、在庫・売上・経費などの経営判断に欠かせないデータがリアルタイムで取得できるようになります。
また、分断されていた部署・部門間のデータ連携が強化され、シームレスな情報共有が可能になるため、個別業務だけでなく部門横断的な自動化と業務全体の最適化が実現できます。他部署のデータや業務プロセスが把握できるようになり、重複業務や無駄なプロセスを発見・改善できるためコスト削減にも効果的です。
また、全体のシステムが統一されると、適切にアクセス権限や閲覧制限を適用できるようになるのでガバナンス強化にも役立ちます。
業務自動化の基本的な流れ
業務自動化は、計画的に進めることが重要です。基本の流れは以下のとおりです。
・業務プロセスの可視化と課題の特定
・自動化の目標設定
・対象業務の選定と優先順位付け
・自動化ツールの選定
・試験導入とテスト運用
・効果測定と改善
それぞれのステップを詳しく解説します。
1.業務プロセスの可視化と課題の特定
業務自動化を実現するには、どこからどこまでの範囲を自動化するのかを決めなくてはなりません。そのため、まずは下準備として今の業務プロセスを可視化する必要があります。
各部署・部門の業務フロー図を作り、どのような流れで業務を進めているのかを把握しましょう。
業務プロセスを可視化できたら、次にボトルネックやエラーが頻発している箇所を特定して課題を洗い出します。現場の従業員にヒアリングしたり、データ分析を活用したりするとスムーズに進みます。
2.自動化の目標設定
次に自動化の目標設定を行いましょう。明確な目標を決めておかないと、途中で方向性がブレてしまいます。全体最適を目指す場合は、コスト削減率や処理時間短縮率などのKPIの設定が必要です。部分的な自動化を行う場合は、「データの手入力を減らす」「請求書の発行を自動で行う」など対象の業務ごとにゴールを決めます。いずれにしても、数値などを交えて具体的な目標を設定することが大切です。
3.対象業務の選定と優先順位付け
目標が設定できたら、自動化すべき業務を選定します。まずは発生頻度が高い定型業務やルーチンワークをリストアップしましょう。次に部門横断的な業務はERP、単独業務はRPAなど、リストアップした業務に適したツールや手法は何かを考えます。このとき各ツールの導入コストやランニングコストなども試算してみてください。さらに、自動化の影響度とツールにかかるコストを踏まえてリストアップした業務に優先度を付け、どの業務から着手するのかを決定します。
4.自動化ツールの選定
対象業務が決まったら、ツールの選定に移りましょう。先述の通り、ERP・RPA・マクロ・AIツールなどさまざまな種類のツールがあり、製品も数多く存在するので、業務との相性やコストなどを考えながら選ぶ必要があります。
また、各製品のサポート体制や拡張性、既存システムとの相性なども考慮しましょう。多くの場合、業務自動化と組織全体の最適化を図れるERPが便利ですが、ERP以外にもさまざまな製品があるため、自社に最適なツールを比較検討しましょう。
5.試験導入とテスト運用
選んだツールが本当に自社の業務に合っているかどうかは、使ってみないとわかりません。ツールの選定が完了したら、試験的に導入してテスト運用することをおすすめします。ごく一部の業務をツールで自動化し、作業効率やミスの削減効果などを測定します。また、現場の従業員にも使用してもらい、フィードバックを収集して課題や改善案を考えましょう。製品によってはトライアルが用意されているので、積極的に利用してみてください。
6.本格導入
トライアルやテストを繰り返し、課題解消に役立つと判断できたら本格導入に進みます。必要なデータの移行やシステムのカスタマイズを行い、全部署・部門を対象にシステムを展開していきましょう。実際にツールを使うのは現場の従業員のため、常に従業員の満足度や利便性に配慮しながら進めることが重要です。これまでとやり方が大きく変わるため、導入時は従業員の教育やトレーニングの実施も検討しましょう。
7.効果測定と改善
本格導入が完了したらそれで終わるのではなく、定期的に効果を測定し、さらなる最適化を図りましょう。モニタリングの頻度を決めて、設定したKPIの測定やゴールの達成状況のチェックを行います。ツールの導入によって新たな問題が発生している場合は、自動化の範囲を広げるなどの対策を考えましょう。特定の業務だけでなく企業全体の業務効率が向上するように、継続的に測定と改善を行うことが重要です。
8.保守運用とスケーリング
効果測定・改善とともに、長期運用するための体制も整えましょう。導入したシステムやツールのメンテナンスを実施するのはもちろん、新技術や新しいツールが登場した場合は切り替えを検討する必要があります。また、業務拡大によって業務量が増えた場合は、自動化の範囲拡大も必要です。常に最適な状態で運用するための方法を模索し続けることが大切です。
業務自動化を成功させるための注意点
業務自動化を成功させるには、基本の流れに沿って施策を進める以外にも、導入時にはいくつかの注意点があります。
プロセス改善を自動化に先行させる
自動化する範囲が広ければ、その分コストがかさみます。無駄なコストを削減するためにも、先に業務プロセスの改善を実施し、不要な業務を削減しておきましょう。あらかじめ業務プロセスを整理しておけば、複雑なプロセスがそのまま自動化されて、システム内まで複雑化する事態も避けられます。
人材育成とITリテラシーの向上に努める
自動化する際には、なんらかのITツールを導入するケースがほとんどです。IT関連の知識がある人材がいないとツールを最大限活用するのが困難でしょう。業者に任せる場合でも、ある程度知識がある人材がいればやり取りがスムーズに進むため、自動化と並行してIT人材の育成や従業員のITリテラシー向上に努める必要性もあります。
システムの柔軟性とスケーラビリティに注意する
現時点で自動化の業務範囲やシステムが最適な状態であっても、企業の成長や事業拡大などによって合わなくなる場合があります。システムに柔軟性・拡張性がないと、こうした変化に対応できず成長を阻害したり、再びシステムを総入れ替えしたりと不都合が生じる可能性があります。業務の変化に応じて対象範囲を広げたり、機能を追加したり、プロセスを変更したりできる製品を選ぶことが重要です。
ERPによる業務自動化の事例
業務自動化に役立つERPですが、どのような使い方ができるのか疑問に思う方もいるのではないでしょうか。そこで、ERPを活用して自動化を実現させた事例を3つ紹介します。
小木曽工業株式会社
小木曽工業株式会社は、社内のデータ管理が分断・属人化してしまっており、経営判断に必要な精度の高い情報が集まらないという課題を抱えていました。そこで世界基準に合わせた業務改革を行い、適切にデータを管理して、付加価値の高い製品を開発することを目標に、SAP ERPを導入しています。
SAP ERP導入後はバラバラだったシステムや情報がひとつに統合され、迅速に経営判断が行えるようになりました。また、データを自動で処理・登録できるようになり、残業時間削減も実現しています。
株式会社アイ・ピー・エス
株式会社アイ・ピー・エスが抱えていた課題は、自社に合わないシステムを導入してしまい、システム外でデータを管理する状態になっていたことです。その結果、基幹業務での不整合や非効率が生じていたことから、SAP ERPを導入して改善を図りました。SAP ERP導入後はシステム上に情報が入力されるようになり、必要な情報をリアルタイムで取得できるようになっています。さらにSAP ERPに業務を合わせることで標準化・高度化が進み、次のステップとして業務自動化も実現できています。
SOLIZE株式会社
SOLIZE株式会社は、業界構造の変化に対応して成長し続けるためには「CX（コーポレート・トランスフォーメーション：経営戦略や体制の変革によって環境や時代の変化に適応すること）」が必要だと考えていました。そこでSAP ERPを導入してFit to Standardを前提に改革を進め、部門間の業務プロセスの統一化や業務標準化を図っています。これにより属人化の解消や管理品質の向上などを実現しました。
まとめ
業務自動化は業務効率の向上に今や欠かせません。そのメリットは作業効率を向上させるだけでなく、生産性の向上、コストの削減やコンプライアンス強化などにもつながります。ただし、局所的な自動化では、業務プロセスのブラックボックス化や属人化が生じる可能性があります。
AIツールやテクノロジーの活用によるERPのような包括的なソリューションで「全社的な効率化・最適化」を図ることを目指しましょう。特にSAP S/4HANAは多くの導入実績からほとんどの業務を包括できるため、ぜひ導入を検討してみてください。
